1. Stanovte si ciele. Zhotovte si podrobný zoznam úloh, ktoré chcete za deň dosiahnuť.
2. Sformulujte si plán. Po stanovení cieľov si položte otázku, kedy a ako budete jednotlivé úlohy plniť, prípadne čo všetko k tomu budete potrebovať
3. Úlohy zoraďte podľa dôležitosti. Vaše kapacity sú obmedzené, takže niekedy sa stane, že budete musieť svoj zoznam zredukovať. Práve preto je dôležité úlohy usporiadať od tých s najvyššou prioritou po tie najmenej dôležité.
4. Rozmeňte úlohy na drobné. Ak váš zoznam obsahuje niekoľko veľkých úloh, rozložte si ich na menšie činnosti.
5. Aby ste skutočne vedeli, kde plynie váš čas, sledujte ho. Merajte si nielen dĺžku činností, ale aj prestávky (kávičky, sociálne média atď.) aby ste zistili, čo je vašim najväčším plytvačom času (možno budete prekvapení).
6. Stanovte si termíny. Potrebujete nakopnúť, no pre daný projekt vám chýba dostatočná motivácia? Stanovte si termín.
7. Nezabudnite na pripomienky – odľahčite svoju myseľ. Ak máte dôležité stretnutie, nastavte si pripomienku, ktorá vás na tento míting včasne upozorní.
8. Vyhnite sa rozptýleniam – aj počas písania tohto príspevku je autor vystavený mnohým rozptýleniam – notifikácie na Facebooku, e-mail či pohľad na TV. Podľahnúť im je veľmi ľahké, no keď sa tak stane, oberú človeka o množstvo času.
9. Dávkujte úlohy – Predstavte si, že máte obchodné stretnutie, potom vybavujete e-maily, hodinu obvolávate potenciálnych klientov, potom opäť stretnutie, telefonáty atď. Pre dosiahnutie vyššej produktivity je efektívne úlohy dávkovať, čiže napr. naraz vybavíte všetky telefonáty, naraz všetky stretnutia atď.
10. Plánujte si prestávky – každý z nás potrebuje pauzu. Merajte si nielen čas strávený nad úlohami, ale aj čas určený na prestávku. Vyhnete sa tak zbytočne dlhým pauzám.
11. Zamerajte sa na výsledky – keď nad úlohou presedíte hodiny, neznamená to, že ste ju vyriešili. Zamerajte sa na výsledky!
12. Limitujte schôdzky. Váš obchodný partner vás volá hodinovú na schôdzku, no nakoniec sa z toho stane dvojhodinové vysedávanie. Veru tak, obchodné stretnutia sa niekedy vedia naozaj pretiahnuť. Najlepším spôsobom, ako tomu zabrániť, je určiť si na ne presný čas.
13. Dajte prednosť virtuálnym stretnutiam – niekedy nie je nutné cestovať hodiny len kvôli tomu, aby ste s klientom alebo obchodným partnerom prebrali niečo pri kávičke. Nebojte sa využiť komunikačné nástroje ako napr. Skype, ktoré vám ušetria množstvo času.
14. Dbajte na organizovanie pracovného prostredia – neplytvajte časom tým, že sa budete prehrabovať v neporiadku a hľadať nejaký dokument. Zorganizujte si pracovný stôl a prostredie tak, aby ste mali všetko včas po ruke.
15. Delegujte – robiť všetko sám je neefektívne. Sústreďte sa na to, čo viete. Na ostatné úlohy využite externú firmu či odborníka.
16. Automatizujte výdavky – pravidelne každý mesiac uhrádzate poistku, účet za telefón či splácate úver? Prečo míňať čas vypĺňaním bankového príkazu. Nastavte si automatickú úhradu.
17. Využite aplikácie vo vašom múdrom telefóne – rôzne aplikácie ako napr. Evernote vám pomôžu obmedziť chaos a zorganizovať to, čo potrebujete.
18. Nebojte sa klávesových skratiek – ich naučenie možno chvíľu potrvá, no keď ich ovládate, ušetria vám množstvo času. Hovoríme o klávesových skratkách, vďaka ktorým uľahčíte ovládanie najpoužívanejších programov.
19. Využite prestoje na drobné úlohy – Ak čakáte v čakárni u lekára alebo cestujete vlakom, zoberte si so sebou tablet alebo poznámkový blok a snažte sa vyriešiť aspoň jednoduché úlohy.
20. Zosynchronizujte váš tím – využite kolaboratívny systém (či už je to zdieľaný dokument Google Docs alebo nejaká špeciálna aplikácia, napr. Trello) aby ste udržali svoj tím zorganizovaný a bez zbytočných zmätkov.
